Info pratique

CIRCULAIRE / NOTE D'INFORMATION AUX EXPOSANTS DE PROMOTE 2022

I. AMENAGEMENT DES STANDS

a) Les Exposants sont invités à aménager leurs stands ou à le faire par leur agence du lundi 14 au vendredi 18 février 2022 ; ne pas attendre le dernier
moment pour agir.
Être prêt pour l’ouverture de PROMOTE est un respect que l’on doit aux Autorités, à ses voisins comme à ses visiteurs.

b) Cependant, la priorité pour chaque Exposant à PROMOTE 2022, afin d’être concerné par le point précédent a), est de s’assurer, avant le 31 janvier 2022,
d’avoir :

  1. Renseigné, cacheté et signé le Contrat d’Exposition
  2. Renseigné le formulaire de présentation de l’entreprise en 400 signes en version papier ou numérique (lien www.salonpromote.org/repertoire ) pour l’insertion dans le Catalogue Officiel du Salon.
  3. Entièrement régularisé la facture des prestations souscrites.

II. FORMALITÉS ADMINISTRATIVES

  1. Toutes les formalités administratives se déroulent au Secrétariat de PROMOTE situé sur la partie basse du Palais des Congrès, au bout de l’Allée des Fontaines. Le Secrétariat de PROMOTE est ouvert tous les jours de 07h30 à19h00 à compter du lundi 14 février 2022.
  2. Chaque Exposant délègue une personne pour gérer les formalités administratives d’admission sur le site au Secrétariat de PROMOTE du lundi 14 au vendredi 18 février 2022.
  3. L’Exposant recevra, après vérification de la conformité de son dossier administratif et acquittement entier et complet des prestations souscrites :
  • Un Bon d’Entrée qui lui permet d’être conduit et d’accéder aux espaces souscrits ;
  • 04 bracelets sécuritaires qui, seuls, donnent un accès permanent au site et permettent d’entrer et de sortir à convenance.

A propos des badges : 1/- Ils sont tous nominatifs 2/- Les badges nominatifs souhaités sont commandés par l’Exposant au niveau du Secrétariat de PROMOTE et payés directement au prix de 2.000 FCFA au lieu de 4.000 FCFA.
3/- Les badges nominatifs commandés par les Exposants sont livrés 24 heures après leur commande. 4/- Toute personne portant un badge nominatif est sujette à un contrôle d’identité et de sécurité.
IMPORTANT/ Les badges nominatifs ne donnent pas accès au site du Salon sans port préalable d’un bracelet de sécurité.

02 exemplaires du Catalogue Officiel (document de référence du Salon qui renseigne sur les coordonnées et les profils des Exposants) remis au Responsable du Stand ;
01 Plan du Site également remis à tous les Visiteurs de PROMOTE ;
Quatre (04) invitations à la Journée Officielle du lundi 21 février 2022 sur le site de PROMOTE ;
Dix (10) sacs poubelles pour la durée du salon ; les Exposants qui désirent faire nettoyer leurs stands pourront se renseigner au Secrétariat de PROMOTE.

III. HEURES D’OUVERTURE DE PROMOTE 2022

a) Ravitaillement des Stands : Il a lieu tous les jours de 06 h 00 à 08 h 00.

              1/- Le ravitaillement se fera exceptionnellement par véhicule motorisé pour les produits lourds ou tout autre matériel encombrant, à l’appréciation du service de sécurité de l’Organisateur appuyé par les Forces de Maintien de l’Ordre. Les voitures et camionnettes autorisées à pénétrer sur le site durant la période stricte du ravitaillement sont interdites de stationner et devront obligatoirement sortir du site, dés livraison des produits, sous peine de contravention par le service de sécurité.

b) Ouverture des Stands aux Visiteurs : Les Stands d’Exposition sont ouverts au public des Visiteurs de 09 h 00 à 20 h 00.

IMPORTANT: Dès l’ouverture du site aux Visiteurs, les véhicules ne sont plus autorisés à pénétrer sur le site à l’exception des seuls véhicules de service identifiés par l’Organisateur.
Un service d’accueil dédié est organisé au seuil de l’entrée du site pour les personnalités et autres VIP qui seront accompagnés jusqu’au Salon PROMOTE par le service du protocole de l’Organisateur.

1/ Les Chefs d’entreprises déposés à l’entrée du site par leur chauffeur doivent être annoncés, à l’avance, au Salon VIP de PROMOTE situé à l’entrée su site,
par leurs proches collaborateurs, pour la mise en place du protocole d’accueil et leur accompagnement sur le site du Salon.

2/ S’agissant des personnalités gouvernementales ou institutionnelles venant présider une activité ou intervenir dans le programme général du Salon, les
équipes avancées de sécurité procéderont en amont aux formalités d’admission sur le site.

La seule entrée autorisée est l’entrée principale (grand portail du Palais des Congrès). Des navettes sont mises à la disposition des visiteurs pour leur acheminement vers les esplanades supérieures du Palais des Congrès.

IV. LES RENCONTRES DE PROMOTE (B2B) ET LES APEROS THEMATIQUES

Le Service des Rencontres de PROMOTE offre les services principaux ci – après :

A – Les Rendez-Vous d’Affaires

Les B2B sont organisés par des professionnels, sur la base de demandes exprimées, pour faciliter l’amorce de partenariats stratégiques, commerciaux, financiers, technologiques et autres, essentiels à la croissance de l’entreprise. Les rendez-vous d’affaires sont établis à l’avance et peuvent également être pris pendant le salon.

B – Les Apéros Thématiques

Six (06) rencontres thématiques ciblées faites de présentations et d’échanges sur l’actualité économique dans les filières porteuses de croissance en Afrique
Centrale sont organisées dans PROMOTE 2019 et animées par des experts et des praticiens.

Ces mini-conférences visent en priorité à encourager les échanges bilatéraux
entre acteurs du même secteur d’activité, de secteurs connexes ou de secteurs complémentaires.

Pour toute information complémentaire, contactez M.William TALEHC

Tél.: (+237) 699 73 32 24 / 675 78 85 50 / WhatApps : 669999308

V. LES DÉBATS DE PROMOTE 2022

Des débats, conférences ou rencontres entre investisseurs et porteurs / promoteurs de projets s’organisent dans les salles du bâtiment principal du
Palais des Congrès rénové.

Sept (07) salles équipées sont disponibles pour des opérations ciblées de relations publiques et de réseautage.

Pour toute information complémentaire, contactez le Secrétariat de PROMOTE – 677 70 76 79

 

VI. DIPOSITIONS PARTICULIERES

A) Pose des supports de communication hors médias sur le site

Chaque Exposant est informé des conditions de communication sur le site à travers les supports agréés dont la pose est assurée par l’Organisateur.
Ainsi, aucun support n’ayant été formellement et administrativement souscrit ne sera admis sur le site. L’Organisateur se réservant le droit de faire respecter
cette disposition à travers l’intervention de ses brigades mobiles de vigilance sur le site 

B) Discipline des équipes mobiles

L’organisation du site en Zones Thématiques n’autorise plus la circulation et le stationnement des équipes promotionnelles en dehors des espaces et stands
d’exposition souscrits et affectés par l’Organisateur.

Aucune vente mobile ou ambulante n’est autorisée sur le site de PROMOTE 2022.

L’Organisateur se réservant le droit, sur cette disposition également, de la faire respecter à travers l’intervention de ses brigades mobiles de vigilance sur le site.

C) Nuisances sonores dans les stands

Chaque Exposant devra, au préalable, informer l’Organisateur de son souhait d’une animation sonore dans son stand en décrivant et précisant l’ensemble
et le type de matériel qui doit servir à cette animation dont l’exploitation ne doit concerner que le seul espace du stand afin de préserver et respecter tous
les échanges qui se dérouleront sur le site du Salon.

L’Organisateur veillera, avec rigueur, à la juste mesure de cette animation.

Chers Partenaires, Chers Exposants, nous vous prions de bien vouloir vous approprier les directives essentielles de la présente Note d’Information, afin
d’anticiper et de créer les conditions optimales d’une participation réussie à PROMOTE 2022 et vous remercions, d’avance, pour la collaboration que vous
voudrez bien apporter pour la bonne gestion des mesures sécuritaires.

Saisissons l’occasion de cette grande rencontre des affaires au cœur du continent pour faire mieux connaître et valoriser les talents des entreprises et
préparer les conditions de sortie de pandémie. Toute l’Equipe de PROMOTE 2022 est à votre entière disposition et se réjouit déjà de pouvoir vous accueillir très bientôt sur le site du Salon.

Comment se rendre au Cameroun ?
Pour venir au Cameroun, il faut obtenir un visa, sauf pour les ressortissants des pays ayant des accords particuliers avec le Cameroun. Dans la concurrence qui existe entre les compagnies aériennes qui desservent le Cameroun, il y a des indications de tarifs, mais en pratique, tout se négocie à l’achat du billet. Vous devez confier cette négociation à votre agence ou choisir une compagnie vous-même et négocier directement avec elle.

Réservation d’hôtel
Une liste d’hôtels de la ville de Yaoundé, connus et recommandés par PROMOTE vous sera proposée dès janvier 2022. Vous devrez directement ou par votre agence, négocier le plus tôt possible, en fonction de la durée de votre séjour et du nombre de personnes qui vous accompagnent.
Bon à savoir : A l’ouverture de PROMOTE, les hôtels sont généralement complets.

Assurances
L’Organisateur souscrit des assurances pour les équipements de PROMOTE et sa responsabilité civile sur le site. Il recommande aux Exposants de vérifier si les biens exposés sont déjà assurés. A défaut, il est recommandé de souscrire, pour la durée de PROMOTE  à l’arrivée une police d’assurance ad hoc vers une compagnie qui sera présente au Secrétariat de l’Organisateur.

 

 

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